El informe apunta que los departamentos de finanzas que deseen transformarse digitalmente deben optar por una solución integrada.
Las compañías consideran que necesitarán replantear sus tecnologías de viajes y gastos para transformarse digitalmente, mejorar la experiencia de los empleados y aumentar la eficiencia de las operaciones financieras mediante la automatización e integración, según un estudio encargado por Amadeus a Forrester Consulting.
En el estudio, las empresas reconocían que mejorar la gestión de sus viajes y gastos era fundamental para la transformación digital, ya que hoy en día muchos formularios siguen dependiendo de herramientas tradicionales y obsoletas, como las hojas de cálculo.
Solo un pequeño porcentaje de las empresas cuentan con un sistema de gestión de viajes y gastos de principio a fin basado en la nube. “Con procesos y herramientas largos y engorrosos, la experiencia de principio a fin de los empleados se ve disminuida y esto impide las operaciones comerciales generales”, explica el estudio.
Los sistemas tradicionales añaden una carga manual al volumen de trabajo de los empleados, los directivos y los equipos de contabilidad. Por ejemplo, en algunas empresas encuestadas se tarda un promedio de 13,6 horas en tramitar los viajes y los gastos asociados, desde la reserva hasta el reembolso a los viajeros, los aprobadores, los auditores y los contables.
Hoy en día, según revela el estudio, existe una gran demanda de herramientas digitales fáciles y sin complicaciones para los empleados que no quieren procesos largos y complicados orientados al papel. Hace un par de años, la Asociación Mundial de Viajes de Negocios cifró en un 19% el porcentaje de las reclamaciones de viajes y gastos que se procesan incorrectamente, lo que lleva unos 18 minutos para rectificar y unos 44 euros para corregir cada informe.
“Mediante la transformación de estos procesos o la adopción de herramientas modernas de viajes y gastos, los empleados pueden reducir el tiempo que dedican a tareas largas y los equipos de finanzas pueden acceder a información en tiempo real para gestionar los pagos de forma más eficiente”, resalta Amadeus.
Liderando el camino para la transformación digital
El informe revela que las empresas necesitan replantearse la gestión de los viajes y gastos corporativos como parte de su proceso de transformación digital.
En este sentido, la compañía considera que “una vez que comiencen los viajes de negocios transfronterizos, los empleados reanudarán los viajes de negocios; y con ello también volverá el atraso de los gastos de viaje y los pagos de las reservas”.
La investigación de Forrester afirma que los departamentos de finanzas que deseen transformarse digitalmente y cambiar su forma de trabajar en la nueva normalidad deben optar por una solución integrada y de plataforma única para los viajes y los gastos a fin de hacer frente a los desafíos de larga trayectoria.
“Puede mejorar la experiencia del usuario, aumentar la eficiencia y mejorar el uso de los datos y el análisis para una mejor planificación y control de los gastos, lo que a la larga ahorrará tiempo y dinero”, afirma el informe.
Para Amadeus, “los viajes, la transformación digital y la sostenibilidad de los negocios seguirán siendo temas importantes en las agendas corporativas a medida que reanuden su actividad y se muevan en la era de la COVID-19”. Por este motivo, “la tecnología desempeñará un papel crucial como facilitador y acelerador de la recuperación”.
