El estudio también apunta la importancia de incorporar la tecnología móvil en los viajes de negocio.
Los viajes de empresa con un programa más estricto pueden ahorrar por término medio un 23% más que los más permisivos, gracias a la configuración de las herramientas de autorreserva de acuerdo con la política corporativa, según un estudio de Amadeus y Hermes.
Comparando con distintos agentes, el mismo viaje, se pueden alcanzar descuentos del alrededor del 16% en el caso de hoteles, siendo esta partida la segunda que más gastos directos supone para la empresa (alrededor del 21% del total).
Además, el estudio recomienda incentivar las reservas anticipadas para evitar la volatilidad de las tarifas, implementar sistemas que permitan integrar las reservas realizadas online y offline, e introducir en la herramienta de autorreserva, la mayor cantidad posible de proveedores.
“En todas las oportunidades de ahorro que encuentra el travel manager, la herramienta de autorreserva cumple un papel decisivo”, ha explicado el director de marketing de Amadeus España, Iñigo García-Aranda, ya que “refuerza el cumplimiento de la política de viajes de la compañía, ayuda a controlar y gestionar los acuerdos con los proveedores preferentes y facilita informes que permiten al gestor de viajes hacer el seguimiento de los objetivos propuestos”.
La autorreserva puede ahorrar hasta un 8%
La obligatoriedad en el uso de herramientas de autorreserva entre los empleados puede llegar a suponer un ahorro adicional de entre el 5% y el 8% de los costes totales de la empresa en viajes.
La gestión de las peticiones de los viajeros y la tramitación de sus gastos suele requerir mucho tiempo, y llega a suponer el 46% de los gastos indirectos.
En este sentido, el estudio incide en la importancia de usar tarjetas de crédito corporativas que ayudarían al viajero y reducirían el tiempo empleado en reportar los gastos (recopilar y escanear recibos, etc.), en las ventajas de las herramientas de autorreserva vinculadas al registro de gastos.
En el caso de cancelaciones o modificaciones de billetes, el estudio recomienda derivar las operaciones a la agencia de viajes, dado que es la experta en la gestión de estas tareas, habitualmente complejas.
Por último, el estudio también apunta la importancia de incorporar la tecnología móvil, ya que el viajero tendrá más flexibilidad para tramitar las aprobaciones de su viaje, realizar reservas y consultas e incluso recibir alertas, en un canal bidireccional con el ‘travel manager’.
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